Social · 3 min de lecture
Clôturer la paie du mois : le calendrier, les contrôles et l'archivage
Le mois type du 25 au 15 suivant, les contrôles avant validation, la correction d'un mois clos, et ce qu'on garde dix ans.
Texte de référence : Code du travail, art. 88 et 90 ; Code de sécurité sociale, art. 22 ; CGI 2026, tome 1, art. 131-13, 172 et 461 bis ; AUDCIF, art. 24
Une paie juste se joue avant le calcul, dans la collecte des variables, et après, dans les contrôles. Une fois le mois clos, une erreur ne se corrige plus que le mois suivant.
| Quand | Quoi | Texte |
|---|---|---|
| Vers le 25 | Variables reçues et saisies : heures, absences, congés, primes, avances, entrées et sorties | |
| Avant la paie | Calcul, contrôle des anomalies, comparaison avec le mois précédent, validation | |
| 8 jours après la fin du mois, au plus tard | Salaires payés, bulletin remis, paiement émargé par le salarié | C. trav., art. 88 et 90 |
| Début du mois suivant | Écritures de paie passées en comptabilité ; déclarations préparées | |
| Le 15 du mois suivant (20 août pour juillet) | Impôt retenu, part de la TUS due à l'État, CAMU et TOL déclarés et payés | CGI, art. 461 bis |
| Le 15, au-delà de 20 travailleurs ; sinon les premiers jours du trimestre suivant | Cotisations CNSS et part de la TUS recouvrée par la caisse | CSS, art. 22 |
La CNSS n'est mensuelle qu'au-delà de vingt travailleurs : en dessous, elle se verse au trimestre, « dans les premiers jours » et non « les quinze premiers jours » comme on le lit souvent.
Les contrôles avant de valider
Ce que l'on vérifie sur chaque bulletin, puis sur le mois :
- personne d'oublié : les entrées du mois sont dans la paie, les sorties en sont sorties avec leur solde ;
- salaire de base conforme au contrat, jamais sous le SMIG ni sous le minimum de la grille de la convention ;
- cotisations plafonnées (1 200 000 FCFA pour la retraite, 600 000 FCFA pour la famille et les accidents du travail) ;
- nombre de parts conforme à la situation de famille ; taxe d'occupation des locaux selon la zone du logement (1 000 ou 5 000 FCFA), non au forfait unique ;
- avances et acomptes du mois retenus ;
- masse salariale comparée au mois précédent : tout écart s'explique.
Après la clôture
Un mois clos ne se recalcule plus. Une erreur découverte ensuite se corrige sur le bulletin du mois suivant, par un rappel (en plus) ou une retenue (en moins), avec ses cotisations et son impôt ; prévenez le salarié et gardez une trace écrite. Les retenues sur salaire restent limitées par la quotité saisissable.
Ce qu'on archive, et combien de temps
Pour chaque mois :
- les bulletins et la pièce de paiement émargée par chaque salarié, ou par deux témoins s'il est illettré (C. trav., art. 90) ;
- les écritures de paie, les bordereaux et déclarations, les quittances et les preuves de virement ;
- pendant dix ans : c'est la durée des pièces comptables (AUDCIF, art. 24) et de tout document que le fisc peut contrôler (CGI, art. 131-13) ; le registre des retenues d'impôt doit, lui, rester au moins quatre ans (art. 172).
Message clé
Dans YONSO, le mois suit un cycle : saisie confirmée, contrôle des bulletins avec anomalies bloquantes, validation réservée au rôle de valideur (le préparateur calcule mais ne valide pas), clôture définitive. Viennent ensuite les éditions (livre de paie, état des charges, écritures), les états CNSS au format officiel, le paiement noté pour chaque organisme avec sa preuve, et le calendrier des échéances qui signale les retards.