Social · 4 min de lecture
Premier salarié : inspection du travail, CNSS et ACPE, les formalités de l'employeur
Déclarer l'entreprise, s'immatriculer à la CNSS avec les bonnes pièces, tenir le registre d'employeur, et ce que coûte l'oubli.
Texte de référence : Code du travail, art. 7, 11, 27, 30, 32-3, 34, 90, 116, 117, 141-2, 145, 181, 182, 252 et 255 ; loi n° 18-2012 du 22 août 2012, art. 119, 121 et 126 ; Code de sécurité sociale, art. 22 et 172 ; loi n° 2019-7 (ACPE), art. 3 à 5 et 8 ; liste des pièces de la CNSS pour l'immatriculation des employeurs
Le premier salarié transforme l'entrepreneur en employeur : trois administrations doivent alors le connaître, l'inspection du travail, la CNSS et l'ACPE.
L'inspection du travail, avant d'ouvrir
Toute personne qui ouvre une entreprise, de quelque nature qu'elle soit, la déclare au préalable à l'inspection du travail et des lois sociales de son ressort ; la fermeture, le transfert, la réouverture et toute modification de l'entreprise se déclarent de la même façon (Code du travail, art. 181). La déclaration se fait sur la fiche de l'inspection, où l'employeur se procure aussi les registres que le Code lui impose :
- le registre d'employeur, en trois parties : les salariés et leurs contrats ; le travail, les salaires et les congés ; les visas et observations de l'inspecteur (art. 182) ;
- le livre de paie, où chaque paiement de salaire est mentionné, en plus du bulletin remis au salarié (art. 90) ;
- le registre des accidents du travail et des maladies, professionnelles ou non, et le registre de sécurité (art. 141-2) ;
- le registre des visites médicales (art. 145).
Message clé
Ces registres restent à la disposition de l'inspection du travail ; le registre d'employeur se conserve cinq ans après sa dernière mention (art. 182). Ne pas tenir les registres de sécurité, de visites médicales ou des accidents est puni d'une amende (art. 252).
La CNSS, dès la première embauche
L'entrepreneur immatricule son entreprise à l'organisme de sécurité sociale et y affilie ses salariés (loi n° 18-2012, art. 126). La CNSS gère ce régime en attendant la caisse prévue par la loi. Pour l'employeur qui n'a pas reçu son numéro au guichet de l'ACPCE, la demande se dépose aux services de recouvrement de la CNSS, sur l'imprimé de la caisse, avec :
- l'attestation d'immatriculation aux impôts (NIU) et le certificat de l'Institut national de la statistique (SCIEN et SCIET) ;
- l'extrait du RCCM, la patente de l'année et un certificat de moralité fiscale ;
- un relevé d'identité bancaire et, pour un locataire, le contrat de bail ;
- la liste nominative du personnel, permanent et temporaire, avec l'état des salaires ;
- pour un établissement d'enseignement privé, l'autorisation d'ouverture.
Le particulier qui emploie du personnel domestique s'immatricule aussi : l'imprimé signé, une copie de sa pièce d'identité, son adresse et son téléphone suffisent. La CNSS notifie ensuite le numéro d'employeur, à reporter sur chaque déclaration.
- 750 000 à 1 500 000 FCFA
- d'amende pour défaut d'immatriculation ou d'affiliation, 3 000 000 en récidive dans l'année
- 50 000 FCFA
- par salarié jamais déclaré, découvert lors d'un contrôle
- 40 000 FCFA
- par salarié pour des déclarations de salaires déposées en retard
Source : Loi n° 18-2012, art. 119 et 121
L'administration fiscale doit exiger l'attestation d'immatriculation à la sécurité sociale au paiement de la patente (Code de sécurité sociale, art. 172 ; loi n° 18-2012, art. 126) : sans elle, l'entreprise ne peut pas régulariser ses impôts.
L'ACPE
L'Agence congolaise pour l'emploi, qui a remplacé l'ONEMO (loi n° 2019-7, art. 8), contrôle l'application des textes sur l'emploi, enregistre les demandeurs d'emploi et accompagne les employeurs dans leurs recrutements. Elle perçoit les droits de délivrance des autorisations d'emploi, et une part de la taxe unique sur les salaires, que la CNSS recouvre pour elle (art. 3 à 5). Le Code du travail demande aussi aux employeurs de communiquer chaque semestre la situation de leur main-d'œuvre au service de l'emploi (art. 181). En pratique, l'entreprise s'enregistre à l'agence par une lettre de transmission accompagnée de trois exemplaires de son attestation d'immatriculation, puis y déclare ses offres d'emploi et ses embauches : voir l'article « Recruter au Congo ».
Pour chaque salarié
Une fois l'entreprise déclarée, chaque embauche suit les mêmes étapes :
- vérifier l'identité ; pour un étranger, la carte de séjour et l'autorisation d'emploi : l'employer sans elles est puni de 40 000 à 150 000 FCFA d'amende, de 100 000 à 250 000 en récidive (Code du travail, art. 255) ;
- l'immatriculer à la CNSS s'il n'a pas encore de numéro d'assuré ;
- établir le contrat : sa forme est libre et sa preuve se fait par tous moyens (art. 27), mais le CDD et l'engagement à l'essai doivent être écrits (art. 32-3 et 34) ; une clause interdisant toute activité après la rupture est nulle (art. 30) ;
- payer au moins le salaire de la catégorie conventionnelle, jamais moins que le SMIG ;
- l'inscrire au registre d'employeur, puis établir son premier bulletin au prorata des jours de présence du mois d'embauche.
Jeunes et apprentis
Aucun enfant ne travaille avant 16 ans, même comme apprenti, sauf dérogation du ministre de l'Éducation nationale après avis de l'inspecteur du travail (art. 116 et 11) ; l'inspecteur peut faire examiner un jeune par un médecin agréé (art. 117). Le contrat d'apprentissage est écrit à peine de nullité et visé par l'inspecteur, sur production d'un certificat médical d'aptitude de moins de trois mois (art. 7).
Message clé
L'ordre utile : déclaration à l'inspection du travail, immatriculation à la CNSS, contrat écrit et inscription au registre d'employeur, puis la première paie. Les cotisations se versent à la CNSS le 15 du mois suivant au-delà de vingt travailleurs, par trimestre en dessous (Code de sécurité sociale, art. 22).